Volgens

Soft skills als smeerolie om het project aan het rollen te krijgen

Soft skills hangen samen met positie, timing en gevoel. Breng je die samen, dan ben je een waardevolle aanwinst voor het project. Lukt je dit niet, dan loop je de kans dat de opdracht niet verlengd wordt.

Sander Evers werkt op de kop af één jaar als Young Professional QA bij SYSQA. Hij werd als technisch documentalist ingeschakeld op een project voor drie ministeries tegelijk. Dit project kende een voortraject. “Mijn opdracht was oorspronkelijk het in kaart brengen van een bestaand systeem (reverse engineering),” licht Sander toe. “Dat leek eenvoudig, maar eenmaal binnen bleek het een keten van circa 30 systemen te betreffen. Sommige systemen bestonden al, enkele waren in aanbouw, terwijl andere nog in ontwikkeling waren. Dan moet je snel bepalen wat deze situatie voor de opdracht betekent.” 

Het effect van je soft skills ontdekken?

Wij hebben meerdere vacatures waarin je ze hard nodig hebt!

Onze vacatures

De positie maakt dat je moet onderhandelen

Het project liep vertraging op. “Als technisch documentalist moet je vastleggen wat er is,” legt Sander uit. “Maar nu moest ik ook gaan vastleggen wat er ontbrak. Daarmee schuif je op naar het terrein van de requirements (programma van eisen, red.). Dat is een positie waarbij je meer moet overleggen en onderhandelen. Dan komen je communicatieve vaardigheden nadrukkelijker om de hoek kijken.”

“Mensen communiceren heel verschillend,” merkte Sander. “Op mijn project werkten bijvoorbeeld twee externen. De één was nogal introvert, de ander juist extravert. Van de extraverte collega vond ik het knap dat hij zo open een aantal zaken kon aankaarten. Maar beide externen hadden moeite met aanpassen. Ik kon de situatie versoepelen door een mediator-rol aan te nemen. Maar uiteindelijk werden hun opdrachten niet verlengd. De mijne wel.”

Door één deur

“Soms moet er ergens een drupje olie tussen om het project aan het rollen te krijgen,” vervolgt Sander. “Dan ben je net een oliemannetje. Mijn voorganger stopte bijvoorbeeld (bewust of onbewust) zijn mening in het programma van eisen. Dat is niet de bedoeling. Het creëert frictie terwijl er tussen de ministeries al sprake van enige frictie was. Om onnodige onenigheid te voorkomen is het beter eerst de partijen apart te nemen om te horen wat ze vinden. Daarna bekijk je of ze op één lijn te krijgen zijn. Pas dan breng je ze weer bij elkaar. Mijn opdracht kan namelijk pas succesvol worden vervolgd als de partijen met elkaar door één deur kunnen.”

Idee te vroeg

Verder gaat het er niet alleen om vanuit welke rol je communiceert, maar ook wannéér je het communiceert. Een goed idee kan te vroeg komen. “Op mijn project had ik al een paar keer aangeboden om met het programma van eisen te helpen omdat ik de kennis en ervaring in huis had. Maar daar werd op dat moment geen gebruik van gemaakt. Dan moet je geduld hebben en zorgen dat ze op een gegeven moment niet meer om je heen kunnen. Zo kon ik alsnog mijn capaciteiten inzetten. 

"Soms moet er ergens een drupje olie tussen om het project aan het rollen te krijgen."

Sander Evers

Olifant in de porseleinkast

Daarnaast gaan soft skills voor een groot deel over gevoel en respect. Of een project ideaal verloopt of niet, het beste kun je iedereen in zijn waarde laten. “Negatieve dingen die één persoon betreffen kun je beter niet in de groep of bij anderen naar voren brengen”, vindt Sander. “Tenzij het je opdracht is om je als olifant in een porseleinkast te gedragen. In de praktijk gebeurt het wel eens dat je naar je mening gevraagd wordt ten aanzien van projectleden. Ik vind dan dat je geen oordeel moet vellen over de mensen, maar alleen over de inhoud. De inhoud van het project is immers ook de reden waarom je er zit.”

“En let er maar eens op,” geeft Sander nog een voorbeeld. “Als je ergens nieuw binnenkomt wordt jou vaak verteld waar je moet zijn en wie er belangrijk zijn, nog voordat mensen weten wie jíj bent. Haal eens koffie voor iedereen en maak een praatje met de projectleden zodat ze zich een beeld van je kunnen vormen. En kijk of het handig is om je enigszins aan te passen. Je moet een kameleon zijn, je mengen zonder al te veel op te vallen. Ontwikkelaars zijn bijvoorbeeld geen pakkendragers. Als ik daar wél in een pak tussen ga zitten schep ik meteen een enorme kloof. En dat krijg je met smeerolie niet meer gerepareerd.”